Cómo hacer una factura válida en España: requisitos

28 de octubre de 2026

Una factura no es solo un documento para cobrar: es el justificante que permite a tu cliente deducirse el IVA y a ti declarar correctamente tus ingresos. Si le falta un dato obligatorio, puede traerte problemas con Hacienda o con tu cliente. Aquí tienes qué debe llevar una factura válida en España, según el Reglamento de facturación.

Repasamos los datos obligatorios, un ejemplo con números, cuándo basta una factura simplificada, el plazo para emitirla y los errores más habituales. Así podrás revisar tus facturas con una lista clara antes de enviarlas.

Datos obligatorios de una factura válida

• Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Más detalle en numeración de facturas.
• Fecha de expedición. Y, si es distinta, la fecha en que se realizó la operación.
• Nombre o razón social, NIF y domicilio de quien emite la factura y de quien la recibe.
• Descripción de la operación: qué se ha vendido o prestado, con los datos necesarios para determinar la base imponible.
• Base imponible (el importe antes de impuestos) y, si hay descuentos, el importe de los mismos.
• Tipo de IVA aplicado y cuota resultante. Si la operación está exenta o no sujeta, la referencia a la norma que lo justifica.
• Retención de IRPF, cuando corresponda (no es un dato del Reglamento de facturación, pero debe reflejarse con claridad si se aplica).
• Total a pagar.

Ejemplo de desglose

Es un ejemplo ilustrativo: la retención solo se aplica en los casos que prevé la normativa, y el porcentaje puede variar. Si quieres entender cuándo aplicar cada tipo, revisa los tipos de IVA y la retención de IRPF en la factura.

Factura completa y factura simplificada

La factura simplificada (el antiguo «ticket») permite omitir algunos datos, como el NIF y el domicilio del cliente. En general puede usarse cuando el importe no supera los 400 € con IVA incluido, y hasta 3.000 € en determinados supuestos y sectores. También puede usarse para rectificar una factura. No sirve si tu cliente es una empresa o profesional y te pide factura completa para deducirse el IVA: en ese caso, emite la completa.

¿Cuándo hay que emitirla?

La factura debe expedirse en el momento de realizar la operación. Cuando el destinatario es un empresario o profesional, debe emitirse, a más tardar, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el impuesto. Emitirla tarde incumple el Reglamento y puede complicar a tu cliente la deducción del IVA.

Errores frecuentes

• Olvidar el NIF o el domicilio del cliente, o escribirlos mal.
• Saltarse números o repetirlos, lo que rompe la correlatividad.
• Aplicar un tipo de IVA incorrecto o no justificar una exención.
• Describir la operación de forma vaga («servicios»), sin detalle suficiente.
• Corregir una factura ya emitida editándola, en lugar de emitir una factura rectificativa.

Una factura bien hecha, sin esfuerzo

Cuando usas una herramienta de facturación, los cálculos de IVA, retención y total se hacen solos y se reducen los despistes con la numeración. En Contify puedes crear facturas con series personalizadas y enviarlas por email directamente desde la plataforma. Revisa siempre los datos antes de enviar.

Preguntas frecuentes

¿Es válida una factura sin NIF del cliente?

Una factura completa debe incluir el NIF del destinatario. Solo las facturas simplificadas (tickets) pueden omitirlo, y únicamente en los supuestos y límites que permite la normativa. Si tu cliente es empresa o profesional, emite siempre la completa.

¿Puedo hacer una factura en Word o Excel?

Es válida siempre que contenga todos los datos obligatorios y mantengas una numeración correlativa. Pero es fácil cometer errores, así que un programa de facturación te ayuda a evitarlos. Consulta con tu gestor qué requisitos aplican a tu caso.

¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura?

Debe expedirse en el momento de realizar la operación. Cuando el cliente es empresario o profesional, debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devenga el IVA.

¿Tengo que poner mi IBAN en la factura?

No es un dato obligatorio, pero es muy útil para cobrar. Si lo incluyes, verifica que es correcto: un IBAN erróneo en una factura es un problema práctico frecuente.

Información orientativa a fecha de redacción (octubre de 2026). Los requisitos y límites pueden cambiar: confirma los datos en la Agencia Tributaria o con tu gestor, sobre todo en los puntos delicados de tu caso concreto.